De initiatief- of pre-projectfase in de Aanpak Duurzaam GWW is de vroege planfase. Er is vaak nog geen sprake van een eenduidig project, maar eerder van een programma. Er is een probleem of behoefte en een voornemen om dit aan te pakken. Hieruit volgen één of meer ontwikkelingsinitiatieven. Hoe deze ontwikkeling wordt vormgegeven, is nog niet gedefinieerd. De stappen in de initiatieffase kunnen in de praktijk (gedeeltelijk) gelijktijdig, in een andere volgorde of iteratief worden doorlopen.

In deze fase kan het gaan om gebiedsontwikkelingsprojecten of om een overkoepelend programma in het kader van MIRT, een gebiedsagenda of een beheer- en onderhoudsprogramma voor een bepaalde regio. Actoren in deze fase zijn bestuurders en beleidsmakers.

De duurzaamheidswinst in deze fase is te behalen in de samenwerking met andere partijen uit de omgeving. Door het afstemmen van ruimtelijke ontwikkelingen zijn logistiek en transport efficiënter te organiseren en worden kringlopen gesloten. De Aanpak Duurzaam GWW focust in deze fase op de winst in gebiedsgerichte ontwikkelingen.

In de initiatieffase zal er zelden sprake zijn van een overdracht van het project naar een opdrachtnemer. Wel zullen opdrachtnemers in de zin van ingenieurs- of adviesbureaus betrokken worden.

Hier start in de Aanpak Duurzaam GWW het feitelijke ontwerp- en specificatieproces van een project. Voorafgaand aan de conceptfase is een initiatief in de vorm van bijvoorbeeld een gebiedsagenda vanuit MIRT opgesteld, een beheerprogramma uitgewerkt of een verkenning uitgevoerd. In de conceptfase vindt een verdere verkenning of planstudie plaats en worden alternatieven en varianten tegen elkaar afgewogen. De stappen in de conceptfase kunnen in de praktijk gedeeltelijk gelijktijdig, in een andere volgorde of iteratief worden doorlopen.

Het resultaat van de conceptfase is een zogenaamde klanteisenspecificatie (Programma van Eisen) met een  duidelijke behoefte- en doelformulering, een oplossingskader en mogelijk een voorkeur voor oplossingsrichting(en). De systeemcontouren zijn helder en er is een duidelijke projectafbakening. Deze liggen vast in inpassingsplannen, een voorkeursvariant of een schetsontwerp, afhankelijk van de contractvorm. Actoren in deze fase zijn aanbestedende diensten (inkoopstrategie), bestuurders en projectleiders.

De Aanpak Duurzaam GWW focust in deze fase op het formuleren van ambities en het onderzoeken van kansen binnen het project. En uiteraard op het zoeken naar een balans op de verschillende PPP-belangen. De vertaling van beleid en doelstellingen vanuit de organisatie naar het project vormt de basis voor de duurzaamheidsafwegingen in deze fase. Alternatieven en varianten worden beoordeeld aan de hand van de duurzaamheidsambities voor het project. Deze afweging kan plaatsvinden binnen de reguliere projectaanpak (bijvoorbeeld een MER).

In deze fase in de Aanpak Duurzaam GWW worden de specificaties en het ontwerp doorontwikkeld op basis van het PvE (Programma van Eisen), inpassingsplannen en/of het schetsontwerp. Bij aanvang van deze fase zijn al systeemkeuzes gemaakt, een oplossingskader en eventuele oplossingsrichtingen of voorkeursvarianten liggen vast. In de ontwikkelfase wordt de klanteisenspecificatie/PvE uitgewerkt tot het niveau van een vraagspecificatie of ontwerpspecificaties. De stappen in de ontwikkelfase kunnen in de praktijk gedeeltelijk gelijktijdig, in een andere volgorde of iteratief worden doorlopen.

Op basis van een vraagspecificatie kan de aanbesteding plaatsvinden, afhankelijk van de projectvorm en de gekozen contractvorm. Aan het einde van de ontwikkelfase is het aan te leggen systeem volledig gespecificeerd en ontworpen. Er zijn in principe dus geen ontwerpvrijheden meer en de overdracht naar de uitvoerend opdrachtnemer heeft (eerder of later in de fase) plaatsgevonden.

De Aanpak Duurzaam GWW focust in deze fase op het uitwerken van specificaties en ontwerp aan de hand van de vastgestelde ambities en gesignaleerde duurzaamheidskansen. Daarbij is het toetsproces van belang om aan te tonen dat de doelstellingen of eisen op het gebied van duurzaamheid ook daadwerkelijk hun beslag krijgen in het ontwerp en uiteindelijk het te realiseren systeem. Als de uitwerking van de specificaties en het ontwerp (grotendeels) door een opdrachtnemer gebeurt, dan is het zaak duurzaamheid goed te verankeren in de contractdocumenten. De stappen en bouwstenen in deze fase geven hierbij houvast.

Na de ontwikkelfase start in de Aanpak Duurzaam GWW de realisatiefase. Dit is de fase waarin het ontworpen systeem gebouwd wordt. In deze fase vindt de integratie plaats van detail tot systeemniveau. Samengestelde componenten vormen elementen, elementen vormen objecten en het geheel aan objecten vormt het uiteindelijk te bouwen systeem of subsystemen.

De realisatiefase behelst de feitelijke aanleg van een systeem of project. Inclusief de werkvoorbereiding en de conditionerende werkzaamheden, zoals het bouwrijp maken. Bij de aanvang van deze fase is het systeem volledig gespecificeerd (en gevalideerd & geverifieerd). De contractering en de overdracht naar een aannemende partij is gereed. De opdrachtgevende partij voert, afhankelijk van de contractvorm, toezicht op het te realiseren systeem. Actoren in deze fase zijn projectleiders en opdrachtnemers. Als resultaat van de realisatiefase is het betreffende systeem gebouwd. De openstelling en/of oplevering heeft plaatsgevonden, de gebruiksfase gaat van start.

Omdat bij aanvang van deze fase het systeem al volledig is gespecificeerd en ontworpen, rest nog maar weinig ruimte om duurzaamheid te implementeren in deze fase. Duurzaamheid wordt in deze fase geborgd door middel van het verificatie- en validatieproces tijdens de bouw (toetsen en inspecties aan eisen in het contract). Er kan nog gezocht worden naar winst in de uitvoering; de bouwlogistiek en transport. Maar ook dit zal al grotendeels zijn bepaald in de voorafgaande fase.

Na de oplevering start de gebruiksfase. Deze fase in de Aanpak Duurzaam GWW behoort niet meer tot ‘het project’. Immers, het aan te leggen systeem is dan al gereed. Uiteraard kan binnen een contract met een onderaannemer wel een bepaalde onderhouds- en beheerperiode zijn overeengekomen. Tijdens de gebruiksfase vinden onderhouds- en vernieuwingswerkzaamheden plaats in de vorm van (grotere of kleinere) projecten. Dat kan om eenvoudig of regulier onderhoud gaan, zoals bijvoorbeeld het vervangen van een deklaag. Maar het kan ook gaan om ingrijpende aanpassingen en vernieuwingen dan wel uitbreidingen.

Hoewel de gebruiksfase dus eigenlijk buiten het ‘project’ valt, maakt het wel degelijk deel uit van het specificatie- en ontwerpproces. Tijdens het project wordt namelijk gekeken naar de gehele levenscyclus van het te ontwerpen systeem, inclusief de gebruiksfase. Al in de ontwerpfase worden kaders vastgelegd voor de wijze waarop het toekomstige systeem gebruikt, onderhouden en uiteindelijk gesloopt moet worden. Actoren in deze fase zijn beheerders en onderhoudsaannemers.

Stappen gebruikfase

Voor de gebruiksfase is geen specifiek stappenplan gedefinieerd. Het onderhoud vindt plaats volgens de eisen die al zijn opgesteld in eerdere fasen. Als duurzaamheid vanaf een vroege fase is meegenomen in het project, dan is een duurzame onderhouds- en beheerfase – als het goed is – zoveel mogelijk geborgd in het systeem of ontwerp. Beheer en onderhoud of een (gedeeltelijke) vernieuwing tijdens de gebruiksfase van een object of systeem kunnen beschouwd worden als een apart project. En daarmee kan weer gestart worden aan het begin van de Aanpak voor duurzaamheid.

Onderhoud en beheer

Voor onderhoudswerkzaamheden kan met de Aanpak Duurzaam GWW gestart worden bij de initiatieffase (gebiedsgerichte ontwikkeling), als er sprake is van een te ontwikkelen onderhouds- (en beheer) programma voor een bredere scope. Bijvoorbeeld voor alle wegen binnen een regio. Of voor het opstellen van een beheersagenda voor een bepaald gebied. Daarna kan de Aanpak worden doorlopen zoals dat ook gebeurt voor (aanleg) projecten. De te doorlopen stappen komen overeen met die van aanlegprojecten. Wel zijn de stappen deels sneller te doorlopen door de beperkte complexiteit. Bijvoorbeeld: het vervangen van asfalt op een bepaalde weg, in plaats van de aanleg van een geheel nieuwe weg.

Aandachtspunten

Voor het aanbesteden van bepaalde eenvoudige of reguliere onderhoudswerkzaamheden zal niet altijd een uitgebreid specificatieproces doorlopen worden. Het doorlopen van het stappenplan is dan ook niet erg zinvol. Het inzetten van de CO2-prestatieladder wordt wel aanbevolen, juist omdat voor onderhoudswerkzaamheden vaak grote CO2-reductie is te behalen voor transport en mobiele werktuigen.

Vernieuwing

De (gedeeltelijke) vernieuwing, uitbreiding of grootschalig onderhoud aan systemen kunnen voor de Aanpak beschouwd worden als aanlegprojecten binnen de GWW-sector. Omdat vernieuwing van een bestaand systeem meestal beperktere keuzemogelijkheden laat dan de aanleg van een nieuw systeem, luidt het advies de Aanpak te starten bij het stappenplan voor de conceptfase. De te doorlopen stappen komen overeen met die van aanlegprojecten, maar kunnen deels sneller worden doorlopen.

Het proces komt ten einde als het betreffende systeem gesloopt wordt. Het systeem houdt dan op te bestaan. De sloop kan beschouwd worden als een apart project, waarvoor de Aanpak Duurzaam GWW doorlopen kan worden. Sloop zal echter meestal onderdeel uitmaken van nieuwbouwprojecten. In veel projecten moeten bestaande infrastructuren of objecten eerst (deels) gesloopt moeten worden, voordat een nieuw systeem aangelegd kan worden. In die zin wordt sloop beschouwd als onderdeel van een project.

Hoewel de sloopfase van een systeem in principe buiten het ‘project’ valt, maakt het wel degelijk deel uit van het specificatie- en ontwerpproces. Al in een zo vroeg mogelijke fase moet nagedacht worden over de voor duurzaamheid relevante sloopaspecten. Zoals het vrijkomen van afval, de sloopbaarheid, de demonteerbaarheid en het hergebruik en recycling. Actoren in deze fase zijn de beheerder, projectleider/ inkoper sloop, sloopbedrijf (en tijdens sloop als onderdeel van een project: betrokkenen in voorgaande projectfasen).

Stappen sloopfase

Voor het duurzaam slopen kunnen al in eerdere fasen eisen zijn opgesteld. Als dat niet het geval is, dan is het advies om de sloopwerkzaamheden als een apart project te beschouwen en de stappen uit de ontwikkelfase te doorlopen.